Ce qui doit vraiment figurer sur une facture
Les informations que cherche le comptable d'en face, celles que cherche un contrôleur, et les quelques oublis qui font revenir une facture impayée.
Une facture n'est pas une lettre qui réclame de l'argent. C'est une pièce que deux entreprises et au moins une administration liront séparément, à des mois d'intervalle, sans pouvoir se demander ce qu'on voulait dire. Presque tout ce qui suit y figure parce que quelqu'un l'a oublié un jour.
Les cinq qui ne sont jamais facultatives
- Un numéro unique, qui ne se répète jamais et ne recule jamais. Un numéro sauté ou réutilisé est la première chose que relève un contrôle, parce que c'est ainsi qu'une vente disparaît.
- La date d'émission — et, distinctement, la date d'échéance. « 30 jours » dans les conditions n'est pas une date.
- Les deux parties en entier : raison sociale, adresse, et identifiant fiscal dès qu'il en existe un. Pas un nom commercial, pas une adresse e-mail.
- Une ligne par prestation, avec la quantité, le prix unitaire et le taux de taxe affichés séparément plutôt que fondus dans un seul montant.
- Le total ventilé : hors taxe, taxe par taux, et montant réellement dû.
C'est ce dernier point qui fait discrètement échouer la plupart des tableurs. Dès qu'un document porte deux taux et une remise globale, la remise doit être répartie entre ces taux — et la répartition doit tomber au centime, sinon la ventilation ne fait plus le total. Ce calcul-là mérite d'être délégué : le générateur de facture calcule les totaux côté serveur et imprime la ventilation ligne à ligne.
Celles qui dépendent du pays
Au-delà des cinq, chaque pays ajoute les siennes. Une facture française doit porter les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de 40 € — et, en franchise en base, l'article du code qui vous exonère. Une facture marocaine réclame l'ICE des deux parties, et c'est le numéro qui manque le plus souvent quand elle revient rejetée. Une facture américaine ne porte généralement aucune sales tax sur des services, mais bien l'EIN que le client déclarera.
Celles que personne n'exige et que tout le monde veut
- Comment vous payer : IBAN, coordonnées bancaires, ou l'adresse où envoyer un chèque. Une facture sans coordonnées de paiement est une facture à laquelle on répond au lieu de la régler.
- Une référence que le client peut citer : son bon de commande, ou votre numéro de devis.
- Ce qui a déjà été versé, et ce qui reste dû. Un acompte non mentionné est un acompte dont on discutera.
- Un objet en clair. « Refonte du site, phase deux » évite à celui qui valide d'ouvrir la pièce jointe.
Rien de tout cela n'est difficile. C'est simplement facile à oublier dans l'urgence — d'où l'intérêt de le saisir une fois et de laisser le formulaire s'en souvenir.
